به گزارش پایگاه تحلیلی خبری بانک و صنعت به نقل از روابط عمومی شرکت پست، در این نوشتار به گفت و گو با نعمت خواه مدیر کل توسعه سرمایه انسانی و دبیر کمیته نظام پیشنهادات شرکت ملی پست پرداخته شده است.
کمیته نظام پیشنهادات از چه سالی و با چه هدفی در شرکت ملی پست راه اندازی شده است؟
استفاده از دیدگاه و نظر کارکنان و پیاده سازی سیستم مدیریت مشارکتی از سال 1385 در شرکت ملی پست مطرح شد و پس از مدتی کمیته ای با نام نظام پیشنهادات راه اندازی شد که طرح های پیشنهادی کارکنان شبکه در سراسر کشور را به صورت فیزیکی دریافت و به بررسی آنها می پرداخت اما از سال 1390 نرم افزاری تهیه شد و همکاران می توانند طرح های پیشنهادی خود را در قالب این نرم افزار جهت طرح و بررسی در کمیته مذکور ارسال نمایند.
مزایای استقرار کمیته نظام پیشنهادات چیست؟
این کمیته می تواند هم برای مدیران و هم کارکنان پیامدهای مثبتی را به همراه دارد. طرح های پیشنهادی می تواند مزایای اقتصادی اعم از اتلاف‌ها منابع و کاهش هزینه‌ها، جلب رضایت بیشتر ذی‌نفعان با مرتفع ساختن مشکلات موجود و سرعت‌بخشی به خدمات رسانی و همچنین بهبود شگرف در فرهنگ سازمانی و رضایتمندی شغلی کارکنان را برای مدیران به همراه داشته باشد.
ایجاد فرصت طرح نظرات و دیدگاه ها، دریافت پاسخ مستدل، قدرشناسانه و سریع به پیشنهادها از مسئولین مربوطه، امکان درخواست تجدید نظر در بررسی پیشنهاد، امکان کسب رضایتمندی و رضایت شغلی از مشاهده مزایای به اجرا رسیدن پیشنهادها، امکان کسب درآمد بیشتر از منشا فکر و خلاقیت برای کارکنان به‌عنوان پاداش پیشنهادهای پذیرفته و اجرا شده، افزایش شادابی، جذابیت و مفرح بودن محیط کاری، نهادینه شدن روحیه عارضه‌بینی، تحلیل‌گری، مشارکت‌جویی و مسئله‌ستیزی در کارکنان به‌جای روحیه خمودگی و مسئله گریزی و بازآفرینی روحیه دانش‌اندوزی و افزایش دانش و آگاهی‌های شغلی کارکنان به واسطه جستجوی همیشگی کارکنان برای یافتن زمینه‌های بهبود در کار خود و ارایه پیشنهاد از جمله مزایای مشارکت در نظام پیشنهادات برای کارکنان است.
نقش و جایگاه نظام پیشنهادها در میان مسئولان شرکت ملی پست را چگونه ارزیابی می کنید؟
همانطور که می دانیم نظام پیشنهادها در واقع ساز و کار رسمی برای ترغیب کارکنان به ارایه ایده های سازنده به منظور بهبود عملکرد هر سازمان است بنابراین الزام کارکنان به ارایه پیشنهادها و تعیین پیش بینی صرفا باعث طرح پیشنهادهای تکراری و بی کیفیت خواهد شد.
یقینا اجرای هر سیستم ، روش و نظام مدیریتی به طور عام و نظام پیشنهادها به طور خاص نیاز به سرمایه گذاری در حوزه های مختلف دارد تا به مرحله اثرگذاری واقعی خود برسد. در واقع تعهد مدیران وپشتیبانی آنها از این نظام دارای بیشترین اهمیت بنیادی برای موفقیت سیستم نظام پیشنهادها است.
این مدیران هستند که ناگزیر هستند خط مشی های برنامه را تایید کنند، همچنین وجوه پشتوانه ای ضروری را تامین نمایند و سیستم پاداش مناسبی را برای نگهداری سیستم فراهم نمایند.
نقش مدیران میانی در نظام پیشنهادها چیست؟
مدیران میانی می توانند با ایجاد فرهنگ بهبود جویی و تحول خواهی در واحد تحت سرپرستی، ریسک پذیری در پذیرش و آزمون ایده های جدید و پرهیز از عافیت طلبی، فراهم کردن امکانات لازم برای نمونه سازی و تست ایده ها، ترغیب و تشویق دائمی کارکنان به مشارکت و خلاقیت، ایفای نقش مربی گری در اموزش فنون مفاهیم خلاقیت به کارکنان، اطلاع رسانی مستمر به کارکنان از موضوعات مطروحه در جلسات مدیریتی شرکت در زمینه اهداف ،استراتژیها، پروژه های جدید، ایجاد فضای رقابتی در امر خلاقیت ( از طریق تشویق برتزینها و تاثیر دهی در ارزیابی عملکرد کارکنان)، برخورد محترمانه و قدرشناسانه به پیشنهادها(هر چند پیشنهادهای ضعیف) و ارزش قائل شدن به پیشنهادهای هر چند کوچک و اجتناب از کبیره نگری، در تقویت و پیاده سازی هر چه موفق تر سیستم مدیریت مشارکتی نقش آفرین باشند.
از ابتدای تشکیل کمیته نظام پیشنهادها تاکنون چه تعداد پیشنهاد دریافت کرده اید؟
تجربه حاصل از اجرای چندین ساله نظام پیشنهادها در شرکت ملی پست نشان می دهد که اجرای موفق مدیریت مشارکتی مستلزم فراهم نمودن برخی از زیرساخت ها می باشد چرا که معمولا در پنج سال اول اجرای نظام پیشنهادها صرفا کمیت (تعداد پیشنهاد ارائه شده ) ملاک عمل بوده و همانطور که می دانید مشارکت کارکنان به عنوان یک سنجه استراتژیک در نظر گرفته شده است و با توجه به تمهیدات به عمل آمده از سال 1390 تاکنون 28153 پیشنهاد از سوی 3495 نفر از همکاران ارایه گردیده است .
در موقعیت کنونی که شرایط ارایه پیشنهادات تسهیل شده است، لازم به نظر می رسد می بایست بر سایر ملاک ها از جمله سرانه ارایه پیشنهاد ، نرخ مشارکت و نهایتا بر ارتقای سطح کیفی پیشنهادها نیز توجه ویژه شود.
معیار شما برای بررسی و پذیرش پیشنهادها چیست و از چه موضوعاتی بیشتر استقبال می کنید؟
موضوعات قابل ارایه می بایست در موضوعات بهبود شرکت (خدمات، فرآیندها، کارکنان، محیط کاری، فرمها و دستورالعمل ها و...) باشد. در چهارچوب اصول تدوین شده در نظام پیشنهادات، بهبود دارای دو مشخصه جدید بودن (در شرکت و نه در کشور) و همچنین مفید بودن (بیشتر بودن مزایا نسبت به معایب جهت اجرای پیشنهاد) باشد.
علاوه بر این موضوعاتی که در براساس فراخوان های صادره از سوی مدیران حرفه ایی به صورت دوره ای و موضوعاتی از قبیل کاهش هزینه ، صرفه جویی، افزایش رضایت مندی مردم و کارکنان، بازار الکترونیک، ارتقا کیفیت، افزایش ترافیک، افزایش درآمد، بازاریابی، افزایش بهره وری، اصلاح فرآیندها،ایجاد سرویس های نوین و نوآوری، استفاده بهینه از تجهیزات،اقتصادی نمودن شرکت، بهبود فضای کار، بهبود ارائه خدمات، تمرکز زدایی، بهبود ساختار سازمانی و بهبود فرآیندهای انجام کار را شامل شود، مورد بررسی قرار می گیرد.
این کمیته پیشنهاداتی که وظایف جاری در قالب پیشنهاد انتقاد صرف از روش و استاندارد انجام کاری بدون ارایه راه حل، انتقاد از مجریان استانداردها (اشخاص یا واحدهای خاص) و نه استانداردها و روشهای انجام کار، ارایه پیشنهاد به منظور تذکر و یادآوری برای انجام کاری که روال خاصی برای انجام آن در شرکت یا واحد وجود دارد، درخواستهای سخت افزاری و همچنین درخواستهای نصب یا اصلاح نرم افزاری که تنها برای پیشنهاد دهنده مورد کاربرد باشد، ارایه پیشنهاد جدید برای پیگیری بررسی پیشنهاد قبلی و یا پیگیری اجرای پیشنهاد پذیرفته شده، ارایه پیشنهاد جدید برای درخواست تجدید نظر به بررسی پیشنهاد قبلی، ارایه یک موضوع مشابه در قالب دو یا چند پیشنهاد، ارایه پیشنهاداتی که به صورت کلی و خام و بدون ارایه راهکار اجرایی و عملی باشند، طرح شکایت از کارکنان یا واحدها و چاپ تمبر ؛ را مطرح می سازد مورد بررسی قرار نمی دهد.
برای تشویق همکاران به ارایه پیشنهادات بیشتر و مثمرثمر چه تدابیری را دستور کار دارید؟
پاداش پیشنهادهای ویژه به صورت تقدیر کتبی ( توسط رئیس کمیته عالی) و ریالی (تا سقف 150 میلیون ریال) به منظور ایجاد انگیزه در کارکنان و شتاب بخشیدن به ارایه پیشنهاد توسط کارکنانی که هنوز در نظام پیشنهادها مشارکت نداشته اند و پاداش مشارکت (سال پایه 96) به ارزش حداقل ده و حداکثر بیست هزار تومان به کارکنانی که اولین پیشنهاد را در سامانه ثبت نمایند و به مرحله بررسی کمیته تخصصی رسیده باشد، صرفنظر از نتیجه بررسی از طرف دبیرخانه نظام پیشنهادات اهدا می گردد.
علاوه بر این به منظور فرهنگ سازی و گسترش و تشویق کارکنان در مشارکت فراگیر و ارایه پیشنهادهای موثر و کاربردی هر سال مراسمی در روز ملی بهره وری برگزار و از یک مدیر برتر، سه پیشنهاد دهنده برتر، اعضای فعال کمیته ارزیابی و اعضای فعال کمیته پیشنهادها قدردانی به عمل می آید.
برنامه های آتی شما برای بهبود عملکرد نظام پیشنهادات چیست؟
طراحی و راه اندازی نسخه جدید نرم افزار نظام پیشنهادات است که از ابتدای بهمن ماه قابل بهره برداری است . این نرم افزار با توجه به اصلاح فرآیند بررسی پیشنهادها طراحی شده است و قابلیت نصب بر روی گوشی همراه (اندروید) را دارد و با استفاده از آن می توان کارنامه مشارکت کارکنان بر روی سامانه را مشاهده نمود و پس از کسب امتیازات لازم در هر آیتم رتبه بندی ویژه ای به همکاران اختصاص داد.
کمیته نظام پیشنهادات در کدام استان ، منطقه و یا حوزه پستی فعالتر است؟
منطقه 13 پستی تهران با ارایه 3720 پیشنهاد توسط 126 نفر از کارکنان از سال 1390 تا کنون در جایگاه نخست ارزیابی کمیته نظام پیشنهادات شرکت ملی پست قرار دارد.
