به گزارش پایگاه تحلیلی خبری بانک و صنعت به نقل از اداره کل روابط عمومی بانک دی، در این کنفرانس دو روزه که به بررسی تحولات حوزه نظام اداری الکترونیک و تشریح دستاوردهای نوین این بخش پرداخته شد، مجتبی عزیزی ـ رییس حوزه مدیریت بانک دی ـ نیز به عنوان مدیر جهادی توسعه نظام اداری الکترونیک معرفی شد.
زیرساخت‌های ارتباطی و خدمات الکترونیک، نظام‌های جامع و نوین پرداخت الکترونیک، نمونه‌های موفق نظام اداری الکترونیکی و چالش‌های نظام اداری الکترونیکی محورهای اصلی این همایش بودند.
مجتبی عزیزی ـ مشاور مدیرعامل و رییس حوزه مدیریت بانک دی ـ در روز دوم همایش مقاله‌ای با عنوان چالش‌های نظام اداری الکترونیکی ایران با تاکید بر مدیریت آرشیو اسناد متمرکز ارائه کرد.
وی با اشاره به مسائل و مشکلات زیرساختی نظام اداری الکترونیکی به تشریح انتظارات سازمان‌ها از سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی پرداخت و گفت: سازمان‌ها انتظار دارند سامانه ضمن ایجاد آرشیو اسناد و علاوه بر داشتن سرعت بالا و دسترسی سریع به اطلاعات، قابلیت گزارش‌گیری داشته و بتوان با بهره‌گیری از آن پرونده‌ها و مستندات را به خوبی مدیریت کرد.
عزیزی در ادامه با بررسی پیشینه آرشیو اسناد در ایران و جهان به مشکات فراروری سازمان‌ها در زمینه نگهداری اسناد اشاره کرد و گفت: از جمله این مشکلات می‌توان به مواردی چون بالا بودن هزینه‌های بایگانی، عدم امکان طبقه بندی اطلاعات، پراکندگی اسناد، زمان‌بر بودن دسترسی به اسناد، محدویت‌های زمانی و مکانی و مفقود شدن اسناد اشاره کرد.
مشاور مدیرعامل بانک دی استفاده از آخرین تکنولوژی نرم‌افزاری (پلت فرم Linuxو Oracle DB)، قابلیت بهره برداری در فضای مجازی وب و سازگار با پروتکل تبادل الکترونیکی مکاتبات (ECE) را از جمله معیارهای انتخاب بهترین راهکار سیستمی دانست و افزود: ثبات و پایداری سیستم تا 5000 کاربر به صورت همزمان، سادگی در طراحی منوها در عین جامعیت و قدرت بالا(جذابیت کاربری)، دارا بودن قابلیت آرشیو الکترونیکی اسناد و مدیریت گردش کار و نیز دارا بودن پیام رسان قوی و جامع از جمله ویژگی‌های سیستم‌های نوین اداری عنوان کرد.
وی با اشاره به فعالیت‌های زیادی که در مسیر یکپارچه سازی در سازمان‌ها انجام شده و پرهزینه نیز بوده است، گفت: از آنجایی که تغییر و تحول قانون ثابت و لاتغیر جهان هستی است و عادت‌های کهنه یکی از موانع حرکت سازمان‌هاست حتما استقرار نظام‌های اداری الکترونیک می‌تواند گره گشا باشد.
او در ادامه به پاسخ این پرسش که رفتار سازمان‌ها در برابر تغییر چگونه باید باشد پرداخت و افزود: در حاضر سازمان‌هایی موفق‌ترند که قادر به انجام تغییر باشند و سپس آن را مدیریت کنند.
وی در ادامه با تشریح روند مستندسازی در و آرشیو اطلاعات در سازمان‌ها و نمونه‌های موفق پرداخت و درباره مشکلات پیش روی این فعالیت اظهار کرد: برای برطرف کردن مشکلات و تأمین نیازهای سازمان‌هـا در حـوزه آرشـیو اطلاعـات، اعـم از داده‌های متنی، صوتی، تصویری، فیلم، انواع فهرست‌ها و همچنین مدیریت اسناد و پرونده‌ها و... سامانه مدیریت آرشیو الکترونیکی اسناد، با بهره‌گیری از نرم‌افزارهای خاص می‌توان به طراحی انواع مختلف آرشیو اطلاعات، ذخیره و بازیابی آنها اقدام کرد.
رییس حوزه مدیریت بانک دی در ادامه به مزایای استفاده از سامانه مدیریت آرشیو اسناد الکترونیکی پرداخت و گفت: امکان گردش الکترونیکی اسناد، حذف بایگانی سنتی، اثربخشی و سرعت دسترسی به اطلاعات، ابزاری جهت نگهداری و بازیابی اطلاعات، تمرکز اسناد پراکنده و کمک در حفظ محیط زیست از جمله مزایای سامانه است.
به گفته وی مواردی دیگری از جمله حفاظت و امنیت از اسناد قدیمی، کاهش چشمگیر هزینه نگهداری اسناد، تعامل با سازمان‌های خارجی و تهیه گزارش‌ها نمودارهای آماری مختلف در زمره مزیت‌های استفاده از سامانه است.
این کنفرانس همزمان با دو کنفرانس سمینار شهرداری الکترونیکی و سمینار امنیت اطلاعات و دفاع سایبری در محل اجلاس سران در تهران برگزار شد.
