به گزارش پایگاه تحلیلی خبری بانک و صنعت به نقل از سازمان تامین اجتماعی، نگاهی به فرایند امور نشان میدهد با وجودیکه بیشتر امور به صورت سیستمی و الکترونیکی انجام میشود،اما فرایندها هنوز بهروز نشده اند؛ به طوریکه گاهی برای دریافت یک خدمت توسط مراجعه کننده نیاز به طی کردن مراحل زیادی است. ازاین رو و برای علمی شدن فرایند امور، سازمان تامین اجتماعی مبادرت بــه اجرایی کردن طرح "نابســازی "در سازمان کرده اســت. در حال حاضر این مدل در اداره کل نامنویســی و حســابهای انفرادی به صورت پایلوت در حال انجام است.
مدیرکل نامنویسی و حسابهای انفرادی یکی از مزایای پیاده سازی این مدل را کاهش هزینه های سازمانی و همچنین حذف خطا در فرایندها بیان کرد و گفت: با نگاهی به ارائه خدمات در سازمان میتــوان دریافت که بیشــتر آنها مســتلزم طی مسیرهای بعضا طولانی تا حصول نتیجه توسط بیمه شده هســتند و وجود ایســتگاههای کاری زاید در مسیر دریافت خدمات توسط مراجعان نه تنها باعث سرگردانی آنها در شعب میشود، بلکه زمان و انرژی زیادی هــم از همکاران می گیرد. ازاینرو با اجرای مدل ناب سازی به دنبال رفع این مشکل هستیم.
بهروز کریمی افزود: از شــهریورماه سال جاری مطالعــات مربوط بــه این مدل در ســازمان آغاز شــد و در حال حاضــر به صورت پایلــوت در این اداره کل در حال انجام است. البته این مطالعات همچنان ادامه دارد، زیرا اجرای آن روندی کاملا مستمر است.
وی درخصوص پیاده ســازی مدل ناب سازی در حوزه نامنویسی اظهار داشت: در حال حاضر این مدل برای فرایند درخواست سابقه در حال اجرا است. به همین منظور با کمک همکاران کارهای تکراری و زاید در مسیر درخواست سوابق شناسایی و با هدف بهبود وضعیــت، برنامه های مورد نظر و آتــی طرح ریزی شــدند. به طور مثــال فرایند درخواست سوابق توسط بیمه شده به این صورت است که بعد از ارسال درخواست، نامه درخواست ابتــدا در کارتابل قــرار میگیرد و تــا هنگامی که کارشناس مربوطه به سراغ کارتابل خود نرود، این درخواست همچنان مسکوت باقی می ماند و بیمه شده بعد از چند مدت برای پیگیری کار خود ناچار است به شعبه مراجعه کند! ازاینرو درصدد حذف کارتابل برآمدیم.
وی ادامــه داد: در این مدل اتلاف ها شناســایی و حذف شــده و فرایندها با تغییرات اعمال شــده بازطراحی و فرایند استاندارد تعریف میشود. البته این روند به عبارتی این بهبود به طور مستمر انجام می گیرد؛ زیرا وضعیت آتی هم قابل بهبود است.
مدیرکل نامنویسی و حسابهای انفرادی تصریح کــرد: همــواره عقیده ما این اســت کــه جریان اطلاعات باید پیوسته بوده و بدون اینکه بیمه شده مجبور باشد برای دریافت خدمت موردنظر بارها به شــعبه مراجعه کند، درخواست وی به صورت کششی انجام گیرد و نیازی به حضور و رفت و آمد بیمه شــده نباشد. این مدل به زودی در شعبه 29 پایلوت می شود که در صورت دستیابی به نتیجه مثبت، در ســایر شــعب نیز اجرایی و پیاده سازی خواهد شــد و اگر این طرح در درخواست سوابق به هدف نهایی خود برسد، قطعا تحولی در حوزه نامنویسی ایجاد خواهد شد.
وی افــزود: با اجــرای مدل ناب ســازی و حذف ایســتگاههای کاری زاید و همچنین به روز کردن فرایندهای ارائه خدمات، نه تنها خدمات با سرعت و کیفیت بیشتری ارائه خواهند شد، بلکه کاهش هزینه های اجتماعی و پرسنلی، رسیدن خطا به صفر، حذف مراجعه حضوری بیمه شدگان، کاهش ازدحام در شعب و تقویت نظارت بر امور را به دنبال خواهد داشت.
کریمی با اشاره به اینکه یکی از الزامات این طرح تغییر در ساختار انسانی و تشکیلاتی است، گفت: در مسیر اعلام سوابق بیمه شده 23 نوع پالایش به صورت دســتی و فیزیکی توسط همکاران این مجموعه انجــام می گیرد که در نابســازی این پالایشها توسط سیستم صورت میگیرد و به تبع آن یکسری از مشاغل تحت تاثیر قرار میگیرد که نیروهای آزاد شده برای کارهای نظارتی و کنترلی مورد استفاده قرار خواهند گرفت.
وی در ادامه گفت: برای اعلام سوابق، همکاران زیادی مشــمول بررســی درخواســت میشــوند و پالایشهــای مختلفــی باید انجــام دهند، اما در مــدل ناب ســازی از سیســتم متمرکــز برای جمع آوری ســوابق استفاده میشــود که علاوه بر افزایش ســرعت، اعلام سوابق بدون خطا در اختیار درخواست کننده قرار میگیرد و بیمه شده بــدون مراجعه حضوری به خدمت مورد نظر خود دست می یابد.
کریمــی بــا بیــان اینکــه در مدل ناب ســازی فراینــد خدمت مهم اســت، افزود: ایــن فرایند ســرویس محور و خدمت محور اســت و در آن از منظر بیمه شدگان به فرایند نگاه میشود تا بتوانند خدمات را با سهولت و مراجعه کمتر دریافت کنند.
وی افزود: از سال 1386 استفاده از کدملی برای نامنویسی الزامی شد و با اختصاص شماره SSN به بیمه شدگان سوابق قابل استناد و معتبر هستند. ســوابق مربوط به قبل از سال 86 نیز با اقداماتی قابل اعتبار و استناد شده اند.
خدمات غیرحضوری بخشی از مدیریت ناب سازی است
رئیس گروه نظــارت بر رویه ها و مقررات اداره کل نامنویسی و حسابهای انفرادی سازمان گفت: خدمات غیرحضوری بخشی از مدیریت نابسازی اســت و در کنار آن باید فراینــد تولید خدمت هم ناب شود.
رضا نامجو افزود: ناب سازی خدمات بیمه ای گام بــه گام و با تهیه وضع موجود براســاس تکنیکی خاص به نام نقشه برداری جریان ارزش انجام می گیــرد کــه در حال حاضــر اعلام ســوابق به واحدهای داخلی به عنوان پایلوت در این معاونت انتخاب شده است. ســوابق بیمه شدگان از سال 1328 تاکنون در سازمان ضبط و نگهداری شده است و به دلیل پیچیدگی هایی که این حوزه دارد، این ســرویس انتخاب شــد که ضوابط آن نیز در حال تدوین است و به موازات عملیاتی کردن آن، این طرح در سایر فرایندهای حوزه نامنویسی نیز آغاز می شود.
وی ادامه داد: پس از تهیه وضع موجود، براساس تکنیک و تفکر ناب وضعیت بهبودیافته ترســیم می شــود. بخش زیادی از مرحلــه اجرا وضعیت بهبود مربوط به سیستم و نرم افزارهای آن است که نیاز به تدوین ضوابطی دارد که سیستم براساس آن کار میکند.
نامجو گفت: در نابسازی فرایند از نگاه مشتری دیده میشــود و هرچــه که بــرای او ارزش تلقی میشود، در این فرایند ارزش است و سعی میشود نحوه رســاندن ارزش به مشــتری بهبود یابد. هر موردی که برای مشتری فاقد ارزش باشد، اتلاف محسوب شده و حذف می شود.
