عادت‌ های حرفه ‌ای ضروری برای همه شغلها

چه به تازگی وارد دنیای کار شده باشید یا خیلی وقت باشد که در حرفه‌ای مشغول به کار هستید و دوست دارید پیشرفت کنید، عادات جدیدی که الان در خود ایجاد کنید می‌تواند بعدها موفقیت شما را تضمین کند. اینجا می‌خواهیم به عادت‌هایی که همه رئیس‌ها دوست دارند و عادت‌هایی که از آن متنفر هستند اشاره کنیم. همچنین می‌گوییم که این عادات مثبت چطور بر عملکرد کاری شما تاثیر می‌گذارند.

لیست کار روزانه تهیه کرده و از آن پیروی کنید

هیچ دلیلی ندارد که بدون آمادگی و تمرکز در محل کار حاضر شوید. این قانون شاید خیلی ابتدایی به نظر برسد اما یک واقعیت است: اجرای یک برنامه منظم نیاز به هدفمندی قوی‌تر و راهکار عمل موثرتر دارد. اگر هر روز کارهایی که باید تا پایان روز به انجام برسد را یادداشت کنید، کارتان سازماندهی خوبی پیدا خواهد کرد. همه کارهایی که در لیست می‌گنجانید را یک به یک دنبال کنید و دقیقاً یادداشت کنید که آن کار برای چه کسی است و چه کسی را باید از پیشرفت کارتان مطلع کنید و از آنهایی که در آن کارها با شما همکاری دارد چه انتظاراتی می‌رود. لیست را به دقت اجرا کنید و هدفتان باید این باشد که در هر زمان یک کار را به انجام برسانید. اگر لازم به تنظیم و تعدیل چیزی است، سریع آن را انجام دهید و از عقب انداختن بقیه کارها خودداری کنید.

عادت‌های حرفه‌ای معمولاً نیازمند داشتن یک رویکرد وظیفه‌گرا هستند. چنین رویکردی جریان کار شما را مداوم و استوار ساخته و به شما این امکان را می‌دهد ضرب‌العجل‌هایی واقعبینانه داشته باشید. اگر کارتان سازماندهی داشته باشد، ذهنتان به راحتی کارها را دنبال کرده و کیفیت کلی و رضایت از کارتان افزایش می‌یابد.

وقتی در عادت برنامه‌ریزی روزانه مهارت پیدا کردید، می‌توانید آن را به برنامه‌ریزی هفتگی تعمیم دهید که باعث می‌شود –اگر شنبه‌ها برنامه‌ریزی کنید-- بفهمید 5 روز بعدتان چه نتایجی در بر خواهد داشت. اگر در یک محیط مهلت‌گرا کار می‌کنید، لیست کار روزانه باعث می‌شود همه کارها را به ترتیب اولویت انجام داده و کمکتان می‌کند که دیگر برای اتمام کارها نیازی به آوردن آنها به منزل و اضافه‌کاری نباشد.

10 دقیقه زودتر در محل‌کار حاضر شوید

وقت شناسی یکی از مهمترین عادت‌های حرفه‌ای است که حتماً باید داشته باشید. این امر در محیط کار امری لازم بوده و نشاندهنده مهارت‌های سازمانی و قابل اعتماد بودن شماست. تاخیر داشتن معمولاً منعکس‌کننده سایر نواقص و ضعف‌های کاری است. اگر شما هم جزء آندسته از کارمندان هستید که دیر بر سر کار خود حاضر می‌شوید، ممکن است رئیستان شما را فردی تصور کند ساعت ناهار و استراحت را نیز طول می‌دهد و همیشه آخرین نفر است که سر جلسات حاضر می‌شود (که البته ممکن است صحت نداشته باشد).

بااینکه تاخیرها هرازچندگاهی قابل‌توجیه و درک است اما وقت‌شناسی باید یکی از اولویت‌های کاری شما باشد. هیچوقت بیشتر از 10 دقیقه تاخیر نداشته باشید و حتی سعی کنید 10 دقیقه زودتر در محل‌کارتان حاضر شوید. حتی می‌توانید این قانون 10 دقیقه را برای سایر ضرب‌العجل‌های برنامه‌روزانه‌تان هم به کار ببندید. بعنوان مثال، اگر قرار است کاری را ساعت 4 بعدازظهر تحویل دهید، سعی کنید آن را تا 3:50 دقیقه آماده کنید. هربار که کار را زودتر به انجام برسانید، مطمئن باشید که به یاد رئیستان خواهد ماند و این مطمئناً خیلی بهتر از این است که بعنوان فردی که همیشه تاخیر دارد در یادها بمانید.

اینکه زودتر کارها را به انجام برسانید به این معنی نیست که باید بیشتر کار کنید. نکته اینجاست که قبل از اینکه کاری را شروع کنید باید کمی به ذهنتان استراحت دهید. چند دقیقه را صرف مطالعه، گوش دادن به موسیقی یا یک تماس تلفنی اختصاص دهید. وقتی زمان کار رسید، ذهنتان بازتر و متمرکزتر خواهد بود. بعد از کار، باز هم یک کار مشابه برای استراحت ذهنتان انجام دهید. وقت گذاشتن برای استراحت یکی دیگر از فواید وقت‌شناس بودن است و همه این با 10 دقیقه زودتر در محل‌کار حاضر شدن میسر خواهد شد.

هفته‌ای یکبار یک مقاله مرتبط به کارتان مطالعه کنید

هر چه اطلاعات بیشتری داشته باشید، سریعتر نردبان ترقی را بالا خواهید رفت. یکی دیگر از عادات حرفه‌ای خوبی که باید در خودتان پرورش دهید این است که درمورد کارتان اطلاعات جمع کنید. درمورد اینکه شرکت یا کارخانه‌ای که در آن کار می‌کنید چه تاثیر کلی بر آن صنعت دارد تحقیق کنید و مجلاتی پیدا کنید که اطلاعات شما را به‌روز نگه دارد. اینکه به سراغ چه مجلاتی بروید به کار و حرفه‌ای که در آن مشغولید بستگی دارد.

لازم نیست این مقالات را حتماً در محل‌کارتان مطالعه کنید. یکی از فواید عالی این عادت حرفه‌ای این است که اگر واقعاً عاشق کارتان باشید، می‌توانید در اوقات فراغتتان به مطالعه این مقالات بپردازید. هرچه بیشتر بخوانید، این اطلاعات را بیشتر می‌توانید در کارتان اجرا کنید.

اگر به دنبال چیزی جذاب‌تر از مطالعه مقالات هستید، می‌توانید افکار و نظرات خود درمورد مقالات و نوشته‌های مختلف را نیز یادداشت کنید. این می‌توانید راه خوبی برای به دست آوردن توانایی لازم برای مقاله‌نویسی باشد.

میز‌کارتان را مرتب نگه دارید

میز درهم و برهم و نامرتب نشاندهنده یک ذهن نامرتب است. هیچ چیز بیشتر از کاغذهای درهم و برهم و بقایای غذای دیروز روی میز نمی‌تواند شلخته بودن شما را نشان دهد. در این مورد هم باید هوشیار باشید. باید بدانید که چه چیزهایی را لازم است نگه دارید و چه چیزهایی را باید دور بیندازید. دقت کنید که همه چیز از پروژه‌های مختلف گرفته تا زباله‌ها باید محلی برای خود داشته باشند. نگذارید کاغذها روی هم تلنبار شوند. برای پروژه‌های کنونیتان پوشه‌های مخصوص داشته باشید و پروژه‌های قدیمی را هم آرشیوبندی کنید.

یک میز مرتب به این معنی است که تلفن‌، کامپیوتر و تقویم شما نباید هیچوقت دور از دستتان باشد. وقتی همه پوشه‌ها مرتب باشند وقتی به دنبال پروژه‌های قدیمی می‌گردید کلی در وقتتان صرفه‌جویی خواهد شد.

مرتب بودن میز کارتان به مرتب بودن دسکتاپ کامپیوترتان هم منتقل خواهد شد. سعی کنید اطلاعات ذخیره‌شده روی کامپیوتر را به دقت منظم و دسته‌بندی کنید و روی دسکتاپ فقط فایل‌ها و برنامه‌هایی را داشته باشید که زیاد به آنها سروکار دارید.

هر روز ایمیلتان را مرتب کنید

هر روز چندین و چند ایمیل به اینباکس شما سرازیر می‌شود که خیلی از آنها اصلاً مورداستفاده‌تان نیستند. ایمیل راه بسیار خوب و راحتی برای برقراری ارتباط است اما خیلی‌وقت‌ها ممکن است ایمیل‌های مهم بین ایمیل‌های غیرضروری گم شوند و از چشمتان دور بمانند. آخرین عادت حرفه‌ای که می‌خواهیم به شما یادآور شویم، سازماندهی کردن اکانت ایمیلتان است.

وسوسه‌انگیز است که به هر ایمیل فوراً جواب بدهید اما این می‌تواند بازده کاریتان را پایین بیاورد. ایمیل‌هایی که برایتان می‌آید را برحسب موضوع و فرستنده و درجه اهمیت در پوشه‌هایی از قبل طراحی شده ذخیره کنید. با این روش رسیدگی به آنها ساده‌تر خواهد شد و به هر ایمیل طبق اولویت سر موعد پاسخ خواهید داد.

منظم کردن دفترچه آدرس‌های ایمیلتان را هم فراموش نکنید. این لیست همیشه باید به‌روز باشد تا برای پیدا کردن یک آدرس ایمیل وقتتان برای گشتن بین ایمیل‌های قدیمی تلف نشود.

مسیر حرفه‌ایتان را پیدا کنید

کنار گذاشتن عادت‌های قدیمی سخت است اما این دلیل نمی‌شود که تلاش نکنید و آنها را با عادت‌های بهتر جایگزین نکنید. مدیران شما هم همه از یک جا شروع کرده‌اند و به موفقیت رسیده‌اند و مطمئن باشید که حتماً چند مورد از این عادت‌ها را در زندگی کاری خود به کار بسته‌اند. شما هم سعی کنید همین کار را بکنید و ببینید شما را به کجا می‌رساند. هر نتیجه‌ای هم که در بر نداشته باشد، باعث می‌شود اعتمادبه‌نفس، سازماندهی و نظم بیشتری در کارهایتان داشته باشید.